Si, sin duda hacer lo mismo varias veces me produce toda la flojera del mundo. Me aburre, me deprime, me mata. Incluso antes de iniciar.
Para iniciar esta entrada, voy a hacer un pequeño viaje en el tiempo hacia 2006. Me encontraba yo en mi primer trabajo de oficina dentro del área de Marketing y Ventas y como buen empleado de 20 años, era común que me pidieran resolver las actividades "más sencillas", pero al mismo tiempo "más tediosas": Por ejemplo, cada trimestre se hacía una reunión con el equipo de ventas, cerca de 900 agentes de seguros y al final de cada evento, les entregaba una encuesta de satisfacción en papel, donde sin duda era relevante levantar esta información para ajustar y mejorar en cada evento. (Si no, ¿qué sentido?)
Como era de esperar, al acabar cada evento llegaba a la oficina con 900 papeles. Cada uno, con 10 preguntas y 10 respuestas. En otras palabras 9,000 datos. Datos, que si no son procesados y analizados, sirven para dos cosas: acabar con árboles de forma innecesaria e incomodar a 900 personas quitándoles Tiempo para rellenar una encuesta.
Entonces, era mi momento de brillar, habría que abrir una hoja de Excel, configurar las columnas: Nombre, Apellido, Zona, Delegación, Número de Empleado, Pregunta 1, 2, etc.. y vámonos! A vaciar la información.
Puedo recordar que pasaba días enteros, pasando la información del papel al excel, con pausas para validar si no me había equivocado con alguna entrada, si no había perdido la secuencia, etc. Al finalizar el vaciado de información, venía lo bueno (bueno, lo menos malo), hacer una gran suma en cada columna para obtener los totales, sacar promedios y hacer un powerpoint muy bonito. En total, tal vez fueron 2 semanas invertidas en vaciar, analizar y comunicar los resultados. Esto significaba que al menos la mitad de mi salario de ese mes, era destinado a este proceso.
Pero como el tiempo vuela, una vez más llegaba el nuevo trimestre. Se hacia otro evento y volvíamos a comenzar.
¿Será esto Productivo? Destinar 120 horas al mes en vaciar información, analizar, graficar, para que todo lo que se tenga que decir se diga en una reunión de 30 minutos?
¿Estas 120 horas pudieron ser usadas de una forma más eficiente? ¿Pude haber desarrollado un proyecto más interesante en este tiempo? ¿Habré cometidos errores al vaciar 9,000 registros manualmente, y esto ¿pudo tener algún impacto en la interpretación de resultados?
Y tú... ¿Cuánto tiempo has perdido repitiendo una proceso manualmente por "x" veces?
16 años después esto no puede seguir pasando
Hoy no hay pretexto. Sin importar en que empresa, en que rol, en que actividad o en que tarea haya estado metido, aprendí que todo lo que sea "rutinario" se puede Automatizar. Y como todo, habrán procesos más sencillos y otros más complejos, pero todo es posible. Realizar reportes de ventas, control de inventarios, conciliación de cuentas, registros de clientes. No importa. Campañas de mailing, posteos de redes sociales, homologación de fuentes de información... sencillamente TODO. Sólo se requieren 4 cosas:
Ganas de ganar de tiempo
Conocer la meta. Visualizar el entregable deseado
Estructura mental > Diseñar los planos
Algo de Tecnología > Fierros y herramientas
En esencia es sencillo: "Instrucciones claras y precisas", ya que teniendo estos 4 elementos, estarás del otro lado. No más tiempo perdido, no más 120 horas desperdiciadas, no más errores humanos, no más interpretaciones equivocadas.
Ahora bien, si cumples el punto 1, tienes idea del punto 2, pero necesitas una mano para el punto 3 y 4, es momento de mandar tu Brief. Nos encantará ayudarte a ganar esas horas extras para que tu hagas lo que tu quieras, o lo que tus prioridades necesitan.
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